Ahorro de papel en la oficina

Tanto las personas de manera individual como las empresas tienen muchas maneras de disminuir el consumo de papel de manera sencilla. En la mayor parte de las oficinas se podría reducir fácilmente un 20% el consumo de este material.

Piénsatelo dos veces antes de imprimir.

Es la regla de oro a la hora de reducir el consumo. Si es necesario que imprimas algo, hazlo por las dos caras de la hoja de papel. Es una manera muy sencilla de reducir el consumo a la mitad.

Es muy fácil dar la orden de impresión, pero también es un auténtico desperdicio. Se gasta demasiado papel imprimiendo mensajes de email con sólo una línea de texto o haciendo copias innecesarias de documentos. Herramientas informáticas para la impresión como Greenprint consiguen ahorrar toneladas de papel.

Las empresas deberían estudiar con cuidado sus necesidades antes de encargar la impresión de grandes cantidades de documentos informativos como folletos o informes anuales. No es inusual que cientos o miles de esas copias acaben en los almacenes de las empresas sin ser nunca usados.

Coloca carteles cerca de las fotocopiadoras o de las mesas de los empleados recordándoles que no malgasten papel

Utiliza frases que llamen la atención como “¿De verdad necesitas imprimir eso?” o “¿Sabes cuántas hojas de papel usaste el mes pasado?”.

Algunos trucos a la hora de imprimir.

• Ya sea para imprimir o fotocopiar, utiliza las dos caras de las hojas.
• Imprime sólo las páginas que necesitas, para eso está la función de “Imprimir lo seleccionado”
• Aprovecha al máximo las páginas que has de imprimir bajando el tamaño de la fuente. Existen programas que permiten incrementar la capacidad de impresión de una impresora.
• Visualiza previamente en pantalla lo que vas a imprimir para evitar errores en las copias.

Implementa sistemas para calcular el gasto en papel.

• Crea sistemas que permitan a tus empleados calcular el consumo de papel del que son responsables cada uno de ellos durante un mes. A casi todas las personas le sorprende descubrir cuánto papel pueden llegar a utilizar. Esto les motivará para reducir su consumo.
• Por otro lado, este sistema conseguirá que los trabajadores puedan ver el cambio en los resultados si deciden reducir el consumo. Una manera de promover esto sería creando una especie de concurso para ver quién es el que menos papel consume en un mes.

Fija los valores de impresión en los ordenadores.

• Comprueba que las opciones de impresión estén fijadas para imprimir por las dos caras. Sólo debería imprimirse por una sola cara cuando sea estrictamente necesario.
• Imprime por las dos caras las facturas, solicitudes, licencias y todos los demás documentos que se caracterizan por ocupar mucho espacio y ser los que más consumo de papel requieren en una empresa.
• Si la impresora no permite imprimir por las dos caras, investiga si podría ser conectada a otra unidad que sí cuente con esa función.
• Programa los ordenadores para que aparezca un mensaje de “Piénsatelo mejor” cada vez que el usuario pulse la orden de imprimir un documento.

Reduce la posibilidad de encargar más copias de las necesarias.

• Realiza un análisis que identifique todas las ocasiones en las que tu empresa ha encargado muchas más copias de las necesarias. Esto servirá para replantearse el número de copias necesarias en el futuro y asegurarse de que lo encargado se ajusta a la demanda.
• Publica el resultado de ese análisis en el tablón de anuncios de la oficina o en alguna publicación interna de la empresa.
• Crea un cuestionario para todos los departamentos que se encargan de solicitar la impresión de anuarios, folletos o informes. Ese cuestionario debería incluir preguntas como:
• ¿A cuántas personas o empresas va destinado el documento a imprimir? ¿Cuántas copias de seguridad se necesitan?
• ¿Estás seguro de que los que van a recibir el documento necesitan una copia en papel o bastaría con enviárselo por correo electrónico o enlazarlos con la web correspondiente?
• ¿Es necesario que se les envíe esa copia en papel aunque no la hayan pedido o sería posible esperar a que sea el destinatario quien la solicite?
• ¿Necesitan copias para cada uno de los empleados o bastaría con que se dejara una en una zona común de la empresa o en el tablón de anuncios, por ejemplo?
• ¿Cuántas copias en papel necesita y para qué son? ¿Para qué eventos o para qué propósitos concretos?
• ¿Se encargarán personalmente de repartir o controlar la distribución de las copias encargadas?

Revisa con frecuencias las listas de distribución de su empresa.

• Elimina los destinatarios anticuados o innecesarios.
• Intentar reducir el número de copias a distintos destinatarios que son enviados a un mismo lugar o empresa.

Organiza reuniones sin papel.

• Cuando se lleva a cabo una reunión, ¿es realmente necesario que todos los participantes cuenten con una copia en papel de todos los temas a tratar?
• Anima a la gente a que use sus ordenadores portátiles durante las reuniones. Tanto para preparar los temas como para tomar notas.
• Asegúrate de que todos los participantes tengan acceso a una versión electrónica del material necesario para la reunión. Pídele a los que usen sus portátiles que no impriman copias del material. Si es necesario, entrega material adicional durante la reunión o considera la posibilidad de entregarles a todos un CD donde esté grabada toda la información necesaria para la reunión.
• Haz copias según se vayan necesitando y evita hacer grandes cantidades antes de tiempo. A menudo, las copias de material importante para la empresa quedan anticuadas demasiado deprisa y terminan por ser desechadas. Por eso conviene hacer las copias según se vayan necesitando.

Fuente: http://bit.ly/sVzZm7